Privacy Policy

Privacy Policy
Inleiding

KleintjeZuid hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy
policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. KleintjeZuid houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich
mee dat wij in ieder geval:
 Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy
 Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
 Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking
van uw persoonsgegevens
 Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
 Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor
uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
 Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen
en deze respecteren
Als KleintjeZuid zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u
na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of
contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de volgende contactgegevens:
KleintjeZuid
t.a.v. Planning & Plaatsing
IJsbaanpad 11
1076 CV Amsterdam
Telefoon 020-2089920
Email planning@kleintjezuid.nl
2
1 Inhoudsopgave

2 Gegevens klanten
2.1 Doel gegevensverwerking 3
2.2 Gegevens die worden vastgelegd 3
2.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens 4
2.4 Uitwisseling van klantgegevens met derden 5
3 Gegevens medewerkers en sollicitanten
3.1 Gegevens medewerkers 6
3.2 Gegevens sollicitanten 6

4 Overige afspraken en richtlijnen
4.1 Gedragscode 7
4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens 7
4.3 Beveiliging 8
4.4 Identificatie klant 9
4.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens 9
4.6 Klachten 9
4.7 Autoriteit Persoonsgegevens 9
5 Website, Social Media en overige communicatie
5.1 In kaart brengen websitebezoek 10
5.2 Google Analytics 10
5.3 Social Media 10
5.4 Overige communicatie 10
3
2 Gegevens klanten
In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q.
verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar
heeft en die het contract met KleintjeZuid heeft ondertekend. Hierbij gaat KleintjeZuid ervan uit,
dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de
andere ouder (niet zijnde contractouder).
De ouder c.q. verzorger die geen contract met KleintjeZuid heeft, kan indien hij/zij gebruik wil
maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in afstemming met
de contractouder.
2.1 Doel gegevensverwerking
KleintjeZuid verzamelt alleen gegevens van klanten (ouders en kinderen) in het kader van de
uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel: het
bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering
van de overeenkomst, het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang,
verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind, het onderhouden van contacten met de
ouders, voogden en verzorgers van de kinderen, het aanvragen van subsidie/toeslagen.
2.2 Gegevens die worden vastgelegd
KleintjeZuid legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen
gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als
onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.
Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze
gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant
en KleintjeZuid voor het opvangen (dagopvang en naschoolse opvang) van de kinderen van
betreffende klanten op één van de locaties van KleintjeZuid.
Kind:
 Naam
 Adresgegevens
 BSN kind
 Geboortedatum
 Soort opvang
 Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
Ouders:
 Naam
 Adresgegevens
 Telefoon (vast, mobiel, werk)
 Email
 BSN ouders
 Bankrekeningnummer ouders
4
Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de
belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in
acht genomen.
Bij plaatsing, kinddossier op de vestiging met hierin de volgende gegevens:
 Intakeformulier (informatie verkregen van ouder)
 Observaties
 Verklaring en aftekenlijst medicijntoediening (informatie verkregen van ouder)
 Toestemmingsformulier buikslapen
 Verslag ouder gesprekken
 Kindverslag groepsoverleg
 Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen
Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker en/of vestigingsmanager. Dit
gebeurt tijdens het intakegesprek/overgangsgesprekken/10 minuten gesprekken. Bij het
bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen
vanuit de AP in acht genomen.
Bij plaatsing, (digitaal) kinddossier op het hoofdkantoor met hierin de volgende gegevens:
 Plaatsingsovereenkomst
 Aanmeldformulier
 Communicatie vanuit KleintjeZuid omtrent aanmelding/plaatsing ( o.a. bevestigingsbrief
aanmelding, bevestiging wijziging in dagen)
2.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten Persoonsgegevens worden niet langer
bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een gegeven wordt enerzijds bepaald
door wettelijke bewaartermijn en anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door
bijvoorbeeld de AVG. KleintjeZuid hanteert de volgende bewaartermijnen:
Soort gegevens Termijn KleintjeZuid hanteert Wettelijk
Achternaam (ouders en kind) 7 7 ja
Voornaam en voorletters (ouders en kind) 7 7 ja
BSN (ouders en kind) 7 7 ja
Straatnaam en huisnummer (ouders en kind) 2 2 nee
Postcode en woonplaats (ouders en kind) 2 2 nee
Geboortedatum (ouders en kind) 7 7 nee
Fotomateriaal kind 2 2 nee
Gezondheidsgegevens kind 2 2 nee
Groepsmap en kindmap 2 2 nee
Gegevens kindapp 2 1 nee
Plaatsingsovereenkomst 7 7 ja
Financiele transacties 7 7 ja
Kinddossier (inclusief intakeformulieren) 2 2 nee
Telefoonnumers en e-mailadressen 2 2 nee
Bankrekeningnummer 2 2 nee
5

2.4 Uitwisseling van klantgegevens met derden
KleintjeZuid biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de
ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg
en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het
uitwisselen van informatie. KleintjeZuid wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken
ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Jeugdbescherming, Gemeente,
scholen, etc). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG Persoonsgegevens
kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
 een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld t.b.v. kinderopvangtoeslag)
 indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de
betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden
 op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke
levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.
In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor
ondubbelzinnig toestemming geeft.
KleintjeZuid wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de ouder en de wettelijke
verplichtingen die KleintjeZuid heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:
 KleintjeZuid geeft t.b.v kinderopvangtoeslag gegevens van kinderen en ouders door aan
de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de
belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, afgenomen
opvang).
 KleintjeZuid geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet
Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het
betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider
kind ratio (BKR).
In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders, ook uit te wisselen met
derden (jeugdbescherming, GGD, consultatiebureau, scholen, algemeen maatschappelijk werk
enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking: zorg om de omgeving van het kind,
zorg om het kind betreffende ontwikkeling, fysieke verzorging, intelligentieontwikkeling,
geestelijke verzorging, ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc. en
gedragsontwikkeling
Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben
gegeven.
De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn
vallen, worden niet met derden (jeugdbescherming, GGD, consultatiebureau, scholen,
algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is.
Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft
KleintjeZuid de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het
kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen.
Indien de zorgen dusdanig groot zijn, en deze in gesprek met de ouders niet worden
weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt voelen een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij
zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme
meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.
6
3 Gegevens medewerkers en sollicitanten
3.1 Gegevens medewerkers
KleintjeZuid gaat zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende
uitgangspunten, zoals vereist door de AVG, worden hierbij gehanteerd:
 De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane
en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen,
bedrijfsmedische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten.
 Slechts de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden
verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met
betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie, aanwezigheid (in verband
met uitbetaling salaris, verlofregistratie, etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden
op grond van een wet.
 De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van
de arbeidsovereenkomst, leiding geven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk
zijn betrokken.
 De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier
ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de
nakoming van een wettelijke plicht.
 De gegevens van de medewerker worden uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is
of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd verwijderd, tenzij er bij
uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn
van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker
gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel
geldende wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn.
3.2 Gegevens sollicitanten
KleintjeZuid gaat zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten
bij KleintjeZuid worden in beginsel 6 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de
sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen:
 Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij
KleintjeZuid worden de gegevens die onderdeel uitmaken van het sollicitatieproces
opgenomen in het personeelsdossier.
 Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij
KleintjeZuid dan worden de gegevens bewaard conform de keuze van de sollicitant. Bij
aanvang van het sollicitatieproces kan toestemming gegeven worden om de gegevens
langer dan 6 weken te bewaren. Hiermee geeft de sollicitant KleintjeZuid toestemming
om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren en de gegevens te gebruiken om de
sollicitant te benaderen voor vacante functies bij KleintjeZuid die aansluiten bij de
motivatie en CV van de sollicitant. Als de sollicitant akkoord geeft voor het bewaren van
zijn of haar gegevens, zal na 1 jaar weer opnieuw toestemming aan de sollicitant
gevraagd worden voor het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar
7
De gegevens zullen nooit aan derden doorgegeven worden. Na afloop van de bewaartermijn
die van toepassing is op de individuele sollicitant worden alle gegevens met betrekking tot de
sollicitant door KleintjeZuid verwijderd.
4 Overige afspraken en informatie
4.1 Gedragscode
Voor alle medewerkers van KleintjeZuid geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de
privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:
 Privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid
van andere ouders
 Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken
worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen
 Buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken
 In openbare notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden.
De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven
worden
 Schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen
 Pedagogisch medewerkers van de NSO ouders op de hoogte stellen van alles wat er is
besproken met de leerkracht tijdens het halen van school
 Collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met
elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene(n)
 Er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt
 Computers en Ipad’s op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord
4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens
Vanuit de AVG heeft iedereen het recht om de eigen gegevens in te zien, te corrigeren, aan te
vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens
makkelijk over te dragen zijn aan een andere organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen
om digitale gegevens of persoonsgegevens die KleintjeZuid met uw toestemming verwerkt of die
bedoeld zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders,
medewerkers en sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke
gegevens KleintjeZuid over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij
KleintjeZuid binnen komt, zal KleintjeZuid de volgende informatie verschaffen aan de ouders
 De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens
ingezet door KleintjeZuid.
 De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen
bijvoorbeeld de gegevens zijn die klanten actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of
die KleintjeZuid heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
 De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie KleintjeZuid gegevens
verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij
aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.
8
Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten van KleintjeZuid het recht om
gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of
verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om
het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als
men niet langer toestemming wil geven aan KleintjeZuid voor het gebruik van zijn/haar
gegevens. Dit laatste is alleen mogelijk als KleintjeZuid de betreffende gegevens niet meer nodig
heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang of de arbeidsovereenkomst. Om te
voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare
gedraging door KleintjeZuid. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te
zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door KleintjeZuid. Gegevens kunnen ook per ongeluk
foutief zijn opgegeven of ingevoerd.
Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat KleintjeZuid een
wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het
voor KleintjeZuid wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al
verzoekt de klant hierom. KleintjeZuid zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan
verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens
verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen.
KleintjeZuid zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien
verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.
Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat
het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die onderbouwd zal worden.
Klanten kunnen een verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en
ontvangen van gegevens indienen bij de afdeling planning & plaatsing van KleintjeZuid via
planning@kleintjezuid.nl. Medewerkers en sollicitanten kunnen dat doen bij personeelszaken via
pz@kleintjezuid.nl.
4.3 Beveiliging
Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal, daar waar het gegevens met betrekking tot
het contract tussen ouder(s) en KleintjeZuid geldt. KleintjeZuid heeft een beleid op het gebied
van informatie beveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie
verkregen wordt en is vastgelegd welke functionarissen binnen KleintjeZuid toegang hebben tot
welke informatie. Als onderdeel van dit beleid vindt er elk kwartaal een interne controle plaats.
Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten
kasten. Zowel op het hoofdkantoor, als op de vestigingen.
9
4.4 Identificatie klant
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de
betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te
denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft
gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de
vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft
het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt pas nadat andere
mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met een collega of de
vestigingsmanager, telefonisch contact met ouders en/of het hoofdkantoor.
Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake
gesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde
nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale
verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt.
4.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Binnen KleintjeZuid kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en
inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur en de accountant. Deze personen
betrachten vanuit hun functie geheimhouding.
4.6 Klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de reguliere
klachtenprocedure van KleintjeZuid geuit worden. De klachtenprocedure is te vinden in het
beleid. Medewerkers kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure voor medewerkers zoals
benoemd in het personeelshandboek.

4.7 Autoriteit Persoonsgegevens
Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de
verwerking van hun persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens